河北高校档案研究会
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简报2014第一期
2014-08-28 15:41 河北省高等教育学会档案工作分会编 

【学会动态】

河北省高等教育学会档案工作分会第三届会员代表大会胜利召开

在河北省教育厅办公室的大力支持和指导下,2014年7月1日至3日,河北省高教学会档案工作分会第三次会员代表大会,在革命老区平山县温塘宾馆召开。来自全省的50余所高校的办公室主任或档案馆(室)的负责同志共69人参加会议。省教育厅李胜利副厅长、办公室王运峰主任、宋吉国副主任出席会议。

会上,李厅长作了重要讲话。他系统总结了过去几年来河北高校档案工作取得的可喜成绩,全面分析了当前档案工作面临的新形势新任务,对全省高校档案及分会工作提出了明确要求,并给予厚望。按照会议议程,大会一致讨论通过了档案工作分会第二届理事长郑香珍同志所作的“河北省高教学会档案工作分会第二届理事会工作报告”和李习华秘书长代表秘书处所作的“河北省高教学会档案工作分会第二届理事会财务收支报告”;选举产生了第三届理事会成员、常务理事会成员、理事长、副理事长,秘书长、副秘书长。

会上,各与会代表发言踊跃,会场气氛热烈,充分体现了代表们的主人翁精神和档案分会作为学术团体办会的民主意识。全体会员对省教育厅和李厅长一直以来对档案工作分会的关心、帮助与支持表示由衷的感谢!一致认为,学会的快速发展得益于教育厅领导及厅办公室领导多年的鼎力支持,得益于全体会员与分会领导的共同努力。新一届领导班子满怀信心地表示,将继续发扬上一届班子扎实的工作作风,努力把分会工作推向一个新台阶。会议取得圆满成功。

【领导讲话】

在河北省高等教育学会档案工作分会第三次会员代表大会上的讲话

(2014年7月2日)

李胜利

各位代表:

盛夏时节,河北省高校档案分会第三次会员代表大会在革命圣地西柏坡召开。首先,我代表省教育厅,向本次会议的召开表示热烈的祝贺,向参加会议的各位代表表示诚挚的慰问!下面,我就全省高校档案工作谈三点意见:

一、近年来高校档案工作取得的成就

近年来,全省高校认真贯彻落实教育部《高等学校档案管理办法》,通过采取一系列措施,积极整合档案资源,切实加强档案机构和队伍建设,不断完善档案管理制度,努力加大档案工作投入,着力改善档案基础设施条件,使我省高校的档案工作有了长足进步,取得了很大成绩。具体体现在以下五个方面:

一是机构建设取得新进展。继河北大学、河北经贸大学、河北农业大学、河北北方学院等一批高校成立档案馆后,河北师范大学、燕山大学、河北医科大学、石家庄铁道学院、河北工业大学等学校也相继成立了处级档案馆。截至目前,我厅直属学校成立档案馆的学校已达到12所。二是人员配备有了新突破。许多学校为档案机构增加了工作人员;有的学校把高学历、高素质的人员安排到档案馆、档案室工作,担任领导职务。这些都给我省高校档案事业注入了新鲜血液、增加了新生力量,从而也打破了高校档案战线上多年不进人和人才短缺的局面。三是基础设施条件得到明显改善。如:河北师范大学新建档案馆1000平方米,并一次性投入近100万元购置全新的档案密集架;河北科技大学新增档案馆面积1500平方米,实现了馆、展一体化布局,全方位向教育教学开放,充分体现了档案的价值和作用;河北经贸大学综合档案室于2010年10月整体搬迁新址后,有效用房面积达到1100平方米,实现了办公、库房和阅览室“三分开”,并配备有专门的机控室、档案整理室和实物档案陈列室。四是信息化建设取得快速提升。河北科技大学、河北医大学、河北农业大学、燕山大学等一批院校实现了网络化归档和信息化检索;河北经贸大学为适应学校数字化校园建设的要求,专门投资对档案管理系统进行升级改造,以满足无纸化办公条件下电子文件归档管理的需要。五是档案服务内容实现新扩展。部分学校档案管理服务内容由主要提供档案查阅向全面开发功能转变,管理服务方式由单一型向多元化转变,实现档案信息资源开发利用服务方式的多层次、多模式推进。如,河北经贸大学、河北科技大学、石家庄铁道大学、河北农业大学等一批院校,在对档案资料进行筛选、分类、整理的基础上,兴建了校史展室,对传承学校历史、展示发展成就,宣传学校品牌作出了重要贡献。

这些成绩的取得,得益于各高校领导的重视与关心,得益于高校档案工作者的辛苦与努力,也得益于省高教学会档案分会作用的充分发挥。省高教学会档案分会成立七年来,深入开展学术研究,积极进行工作交流,努力扩大团体规模,分会的影响力不断扩大,会员单位已由最初成立时的32个增加到50余个。不仅所有的45家省属高校全部入会,而且一些部委属、市属和民办高校也相继加入了档案分会的行列,使学会在省内档案界有了越来越重要的地位和影响。特别是本届理事会成立以来,积极协助省教育厅工作,参与组织了全省高校贯彻落实《高等学校档案管理办法》专项检查、高校档案基础知识培训、论文征集评选等多项活动,工作扎实有力、卓有成效,较好的发挥了参谋和助手、桥梁和纽带、家园和阵地的作用,为我省高校档案事业的发展做出了积极贡献。

二、高校档案工作面临的新形势

党的十八届三中全会把推进国家治理体系和治理能力现代化明确为全面深化改革的总目标。刘教民厅长在今年全省教育工作会议上,也提出要加快推进教育领域治理体系和治理能力现代化。这要求高等学校的管理工作要打破传统思维和惯性思维,加强制度建设,为实现从微观管理向宏观管理转变,直接管理向间接管理转变,从教育管理向教育治理转变做好准备。随着经济社会的发展,教育发展的内外部环境更加复杂,教育决策的复杂性增大,改革创新探索和举措实施的难度不断增加。国家和省教育规划纲要颁布以来,我省教育改革迈出了重大步伐,仅就高等教育而言,在完善经费投入机制、提高高等教育质量、加强学科建设等方面,取得了许多成功经验。同时,教育改革也进入了利益调整的深水区,有许多“两难”甚至“多难”问题,教育领域一些深层次矛盾和问题还没有从根本上解决。教育资源配置不尽合理,教育管理方式相对滞后,教育观念、教学方法、内部治理、能力提升、评估评价机制实现管办评分离等,这些都亟待改革。与此同时,就档案工作本身而言,近期,中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,从完善档案工作体制机制、建立健全覆盖人民群众的档案资源体系,建立健全方便人民群众的档案利用体系、建立健全确保档案安全保密的档案安全体系和加大对档案工作的支持保障力度等五个方面,提出了明确的要求,为今后一段时期做好档案工作指明了方向。

面对新形势、新任务、新要求,高校档案工作者要紧紧围绕教育改革和发展工作大局,深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》和《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,紧密结合工作实际,认真研究思考今后高校档案工作的发展方向。要让档案工作扎扎实实成为高校的基础工作,成为学校师生离不开、关键时候作用大、服务社会效益好的一项工作。要坚持以人为本,以实现建立覆盖教育教学各个领域的档案资源体系和方便广大师生的档案利用体系为目标,在教育行政部门和档案部门的领导下,紧紧围绕高等教育和高等学校的中心工作,抓住机遇,开拓进取,不断推进档案资源建设、业务建设、保管设施建设和档案信息开发利用,力争在全面提高管理水平的基础上打造一批全国一流水平的高校档案馆,使高校档案工作在服务学校师生、服务社会大众和加快建设一流大学和一流学科中发挥应有的作用。

三、进一步做好高校档案工作

档案是文化的载体,它传播文化,发展文化。我国档案事业源远流长,浩瀚的档案资源是中华民族文化的瑰宝。胡锦涛同志曾经指出:“档案是人类活动的记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业”。李克强总理在今年的政府工作报告中再次明确提出了发展档案事业的要求。高校档案是国家档案的一部分,是维护学校历史面貌的真实凭证;是制订发展计划、总结经验教训、开展教育研究、探讨教育规律的重要依据;是加强政治思想工作,对学生进行革命传统教育的生动教材;是学校管理工作的重要组成部分;是一项具有深远意义的基础性建设,是学校宝贵的财富和珍贵的史料记载。因此,高校档案工作者责任重大、使命光荣。对于如何做好高校档案工作,我谈几点要求:

一是健全档案资源体系。各高校要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实,做到全面覆盖。要大力支持学校档案机构加强对学校其他部门的统筹协调和业务指导,确保归档文件符合要求。高校档案机构要认真履行职责,建立健全文件材料归档制度,做到应归尽归,应收尽收。

二是强化档案服务功能。要依法做好档案查阅服务,改进查阅方式,简化利用手续,最大限度的满足广大师生对档案利用的需求。紧紧围绕学校和师生的需要,主动开发档案资源,积极提供档案信息服务。通过报送和推介相关档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、校史展览等多种形式反映档案成果。

三是加大档案开发力度。要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发,提供深层次、高质量档案信息产品,不断挖掘档案的价值,努力把“死档案”变成“活信息”,把“档案库”变成“思想库”,更好为学校领导决策和管理提供参考。

四是加快推进传统载体档案数字化。要大力开展传统档案数字化工作,及时以数字化档案代替原件提供利用,对已经实现数字化的档案原件妥善保管。积极推进档案信息资源共享,鼓励有条件的高校档案机构把可公开的各类档案、信息上传网络,开展远程利用,使高校档案公共服务惠及广大人民群众。

今天高校档案分会即将召开第三次会员代表大会并进行换届工作,参加会议的都是我省各高校档案战线的精英和专家,有着较高的理论水平和丰富的实战经验,我相信这次会议通过大家互相研讨,相互交流,出谋划策,献计献策,一定会取得丰硕成果,这对进一步推动我省高校档案工作,乃至全省教育的改革和发展,都将起到积极作用。同时,也希望新一届的理事会能够发扬传统、再接再厉、开拓创新,取得更大成绩。

最后,预祝大会圆满成功!谢谢大家!

【学会报告】

河北省高教学会档案工作分会第二届理事会工作报告

(2014年7月2日)

郑香珍

各位领导、各位会员大家好!

河北省高教学会档案工作分会,在河北省教育厅及中国高教学会档案工作分会和河北省高教学会的积极帮助和大力支持下,坚持正确的政治方向,坚持党的领导,遵守国家政策和法律法规,团结和带领各会员单位严格履行了学会的宗旨,积极开展了年会的举办、学术活动、论文评比、业务培训、省内外交流等一系列有探索性和开创性的工作,严格履行了研究会的章程和任务,增强了学会在省内高校档案工作方面的凝聚力和影响力,有力的促进了河北高校档案事业的快速发展。

一、精心谋划,认真办好年会,增强学会学术性

本届学会成立以来,坚持每年举办一次年会。每次年会都要根据形势发展趋向和存在的问题进行系统的分析和研究,提出明确的活动主题,并进行事前布置和动员,力求有广泛的参与度和理想的效果。如:2009年暑期,结合教育部27号令(“高等学校档案管理办法”)的颁布实施,在避暑圣地承德召开年会,聘请教育部办公厅档案处蔺海波处长作专题报告,并组织会员单位交流贯彻落实教育部27号令的情况。通过专家辅导和大会交流,加深了对27号令的认识和理解,增强了贯彻27号令的主动性和自觉性。

为增强学会学术氛围,引导会员单位开展档案学术研究,2012年6月,学会出台优秀论文评选办法,并在天津河北工业大学召开“河北省高校档案工作标准化、信息化管理专题研讨会”,会议收到各会员单位提交的研讨论文30余篇,从中评选出一、二、三等奖论文12篇。会议对获奖论文进行了交流,对获奖作者进行了表彰。营造了会员的学术氛围,提高了学术研究的积极性。通过有针对性的探讨和研究使参会人员对高校档案工作的发展趋势有了全面、系统的了解,从而明确了努力方向。

二、创新组织,加强合作、提升管理

为丰富研究会的活动内容与形式,加强不同区域内高校档案机构之间的交流与合作,研究会于2009年6月在河北经贸大学召开常务理事会议,提出按地域组织活动的意见。2009年7月,在承德召开的第二次常务理事会议决定加强研究会协作组建设,分石家庄、保定、秦皇岛、唐山、邯郸、张家口、廊坊、承德8个片区,建立8个协作组,密切了片区内会员单位之间的联系与沟通,促进了相互之间的交流与合作,从而利用区域优势,节省了时间,提高了效率,也促进了研究会工作的深入开展。

提高学会窗口建设,建立网络信息交流平台。在第二届学会初期,学会就很快创建了“河北省高等学校档案理事会网站”几年来学会所开展的活动都能在网站上看到,这不仅给各会员单位创建了知情与交流平台,也提高了外省对我省高校档案工作的了解与关心。

为了沟通方便学会还建立了河北省高教学会档案工作分会QQ群,目前各会员单位的近百名人员加入这个QQ群,有效促进了学会与各会员单位及各会员单位之间的工作沟通、经验交流、信息传递和情感互动。从而拉近了同行之间的交流的距离,做到了有问题随时可以问答。

三、当好助手,协助教育厅搞好高校档案管理及执法检查

积极落实27号令《高等学校档案管理办法》,促进《河北省高等学校档案管理办法实施细则》的出台。本届接管后于2009年的承德年会上提出议题进行专门研讨,形成了定稿。

2010年5月至6月,学会协助省教育厅和省档案局联合开展了对省属45所高校贯彻落实教育部27号令情况的执法检查。由于检查范围广、规模大、时间紧、任务重,学会各常务理事单位积极抽调专业骨干,大力配合省教育厅和省档案局工作,保证了检查工作的顺利进行,受到省教育厅、省档案局领导的肯定。此次检查,对推动省属高校全面贯彻实施教育部27号令产生了巨大作用,通过执法检查使极大提升了各高校领导对档案工作的重视度,推动了全省高校档案工作的快速发展。

通过开展执法检查提高了档案人员的业务水准,也促动了各校领导对档案工作重视的灵魂,因此,在对档案事业的投入中不少院校实现了跨越式发展,不断出现一次性投入几十万元的院校,实现了高校档案人多年的梦想。通过执法检查,也给一批多年工作在档案战线的同仁一次发展和提升的机会,从而打开了档案工作在业内发展的大门,提升了从业人员的动力。

通过学会与教育厅的积极配合,从业务上得到了认可,目前,学会已有十几名成员进入了省教育厅的档案工作专家库,成为教育厅实施高校档案管理的重要帮手。

四、加强培训,提升会员单位的档案业务水平

根据贯彻落实教育部27号令工作检查情况,针对在执法检查中发现的普遍问题,学会向教育厅提出了培训请求,在教育厅的全力支持下,学会精心制定培训计划、选定培训教材和选配培训师资,并于2011年4月,在省教育厅的大力支持下成功举办了河北省第一期高校档案业务培训班。培训班聘请省内高校档案界业务水平较高并具有实践经验的人员,结合工作实践和普遍存在的问题,对《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》进行系统讲解,培训了来自全省56所高校的80名学员,实现了我省高校档案学会成立以来业务培训零的突破。培训使大家提高了专业技能和理论水平,又切实解决了实际工作中存在的疑难问题,大家反映收获很大。并希望省教育厅和档案学会能够多提供这样的机会,使河北省高校的档案工作水平进一步提高。

除自身开展业务培训外,学会还于2011、2012年先后两次以学会名义有选择地转发国家档案局等权威部门的业务培训通知,组织会员单位的人员到厦门和昆明参加高层次的业务培训和参观学习,有效地提升了参会人员的业务水平,拓宽了管理视野。

五、完善组织建设,及时增补人员

河北省高教学会档案工作分会作为河北省高校档案系统的学术性社团组织,必须有一个热心工作并勇于奉献的团队,才能有效组织和带领会员单位卓有成效地开展工作。因此,学会要洞察全局、掌握动态、了解情况,随时根据人员变化及时增补人员,以保证工作的顺利进行。于2009年7月,在承德召开了第二次常务理事会,增补省教育厅办公室副主任韩军为学会常务理事、副理事长,进一步加强了研究会的领导力量,由于人员变动2014年3月在保定农大召开了第三次常务会议,及时增补了教育厅办公室宋吉国副主任为常务理事、副理事长,增补教育厅办公室付炜副处级调研员为副秘书长。

六、抓住时机,协力攻关,积极争取河北省高校档案分会在中高档的常务理事名额

由于历史原因,河北省高校档案分会未能进入中高档常务理事,一直由华北电力大学代理河北常务理事,由此带来诸多不便,在一定程度上影响了学会与中高档的沟通与交流。2014年中国高等教育学会档案工作分会进行换届选举,学会抓住时机进行协力攻关,在教育厅办公室宋吉国副主任的带领下,学会理事长(郑香珍)、秘书长(李习华)代表我省,参加了中国高等教育学会档案工作分会2013年年底在北京召开的预备会,在会上积极发言争取,同时会下也进行了有效的沟通。6月19号在安徽召开的第五次会员代表大会上,我省下届学会已有3人当选,担任了中高档的理事,其中,河北医科大学档案馆张卫红副馆长当选为中国高等教育学会档案工作分会的常务理事,这是学会与中高档关系的一种历史性突破。

七、扩充会员,不断扩大学会的覆盖面

随着学会工作的深入开展和日趋完善,学会的吸引力不断增强,有越来越多的省内高校提出了入会要求。学会将不断吸收和发展新会员作为保持学会旺盛生命力的重要途径。目前,学会的会员单位已由成立之初的32家增加到50余家,不仅所有的45家省属高校全部入会,而且一些市属高校和民办高校也加入了河北省高教学会档案工作分会的行列,使学会在省内高校档案界有了越来越重要的地位和影响。河北高教学会档案工作分会在近年来的工作中取得了一些成绩和进步,但也存在许多前进中的困难和不足,在全国来讲我们还是一个年轻的学会,特别是与其他老的学会和处于领先水平的兄弟省份的档案工作分会相比,跟河北省快速发展的高校档案工作对学会的要求相比,河北省高教学会档案工作分会的工作还有许多值得改进的地方,由于本届水平有限还有很多未能让大家如愿的方面。但我们相信新的常务理事的产生一定会给大家带来新得活力和更高的水平,使我们河北省高校档案工作更上一层楼。

在这里我感谢所有积极参与本届活动的会员和会员单位,感谢在本届积极协助办会的河北农业大学、河北工业大学、承德医科大学!同时也感谢秘书处的积极合作!

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